Personvern
Arkoconsult personvernerklæring
Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Arkoconsult samler inn og bruker personopplysninger. Arkoconsult, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra våre nettsteder (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger på Arkoconsult.no
Faglig leder har ansvaret for Arkoconsult sine behandlinger av personopplysninger på Arkoconsult.no med tilhørende undersider. Det er frivillig for de som besøker nettstedet å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å sende inn kontaktskjema. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på Vidi egne servere som driftes i nettskyen. Det er kun Arkoconsult AS sammen med databehandler Synlighet AS, som har tilgang til opplysningene som samles inn.

Nettstatistikk
Arkoconsult samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på Arkoconsult.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.

Informasjonskapsler
Cookies – eller «informasjonskapsler» – er en standard teknologi som stort sett alle nettsteder benytter i dag. Cookies er små tekstfiler som blir lagret på datamaskinen din. Filene inneholder informasjon om for eksempel innstillinger du gjør på nettstedet, teknisk informasjon om enheten du bruker, hvilke sider på nettstedet vårt du besøker, og hvordan du navigerer mellom de ulike sidene.

Følgende informasjonskapsler brukes på Arkoconsult.no:

Arkoconsult bruker Google Analytics for å analysere bruken av nettsidene. Google Analytics bruker cookies. Informasjonen som blir generert av en slik cookie ved bruk av Arkoconsult.no blir sendt til Google og lagret på servere i USA. Google bruker denne informasjonen til å vurdere bruken av nettstedet, sammenstille rapporter om aktiviteten på nettstedet, og for å yte andre tjenester i tilknytning til aktiviteter på nettsiden og bruk av Internett. Google kan også overføre denne informasjonen til tredjeparter dersom lovgivningen skulle kreve dette, eller i tilfeller der tredjeparter håndterer informasjon på vegne av Google.

Hvordan bruker vi Cookies?

Vi bruker cookies for å få informasjon om hvordan nettstedet brukes. Vi bruker dette gjennom Google Analytics som er et verktøy for webanalyse fra Google. Informasjonen lagres på servere i USA. Informasjonskapslene samler informasjon om hvilke sider som besøkes, hvor lenge et besøk varer, antall besøk på nettstedet og hva som er kilden til besøket (eksempelvis Google Søk). Vi bruker også cookies til å se på brukeratferden, som klikk på lenker, innsendelse av kontaktskjema, eller klikk på telefonnummer.

Din IP-adresse anonymiseres før den sendes til Google Analytics og informasjonen som sendes inneholder ingen informasjon som kan identifisere deg som bruker. Vi kan derfor ikke spore handlinger til den enkelte bruker, men analysere bruken av nettstedet på et overordnet nivå.

Ved hjelp av cookies samler vårt nettsted og blogg inn informasjon til bruk for senere annonsering (Remarketing). En anonymisert identitet blir lagret i egne lister som brukes til målrettet annonsering basert på din brukeratferd på nett. Cookies samlet inn på nettstedene underlagt Arkoconsult Holding AS sine nettsteder (tilvalestrand.no, Strilamegleren.no, Arkoconsult.no, tilVoss.no) kan brukes til lister for målrettet annonsering på tvers av nettstedene. I tillegg til at informasjonen er anonymisert (avidentifisert) stilles det krav til et visst antall brukere på listen før listene tas i bruk.
Alle nettlesere gjør det mulig å begrense cookieatferd eller å deaktivere dem ved hjelp av nettleserens innstillinger. Nettleseren lar deg også se over hvilke cookies som er lagret på datamaskinen, og til å slette en enkelt cookie eller å fjerne alle sammen. Du finner en lenke lenger nede på siden til hvordan du kan gjøre dette.

Følgende informasjonskapsler brukes på våre nettsider:
Cookie Formål Beskrivelse Varighet
_ga Gir besøkende en unik id som er konstant fra besøk til besøk. Gir oss mulighet til å se om brukerne kommer tilbake til nettstedet, men uten at de kan identifiseres. 2 år etter siste besøk
_gid Skiller brukere fra hverandre, på samme måte som _ga. 24 timer
_gat Cookien brukes til å begrense antall spørringer til Google Analytics Lagrer ingen informasjon 1 minutt
_gali Benyttes av Google Analytics for å fastslå hvilke lenker brukerne
klikker på (dersom det er flere like). 2 år
_dc_gtm_UA-XXXXXXXX-X Settes av Google Analytics for å holde oversikt over hvor mange ganger
en bruker besøker nettstedet, hvordan brukeren kom til nettstedet og
hvilket land brukeren befinner seg i. Cookien regner også ut en
slutt-tid for besøket.
AMP Token AMP-TOKEN inneholder en token som kan bli brukt til å innhente
klient-ID’en fra en AMP klient-ID-service.
Andre relevante verdier kan være opt-out* eller feilmeldinger ved innhenting av denne informasjonen. 30 sekunder til ett år
_gac_ Inneholder kampanjerelatert informasjon om brukeren.
Hvis Google Analytics og Google Adwords er koblet sammen,
vil Adwords lese denne cookien dersom ikke brukeren har valgt opt-out*. 90 dager
_gads Google Adwords, kan settes for å unngå at en bruker skal se samme annonse om og om igjen. Maksimalt 540 dager

* Med opt-out menes at du har blokkert for opplasting av informasjonskapsler eller cookies på din datamaskin.
Du kan lese mer om Googles policy for bruk av personopplysninger her: https://www.google.com/intl/no/policies/privacy/
Du kan melde deg ut av Googles bruk av cookies (opt-out) for annonsering via Googles side om annonsering og personvern: http://www.google.se/policies/privacy/ads
Dersom du ikke ønsker å bli sporet, kan du deaktivere bruk av cookies (opt-out) på din maskin via nettleseren, det gjør du her: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Hotjar

Synlighet bruker analyseverktøyet Hotjar for å analysere brukeratferd på nettsidene. Verktøyet brukes for å gjøre nettstedet mer brukervennlig. Informasjon som samles er bevegelser, klikk og generell atferd på nettstedet. Informasjonen samles på bakgrunn av din IP-adresse, men denne blir anonymisert og informasjon vises kun på et aggregert nivå. Data lagres i maksimalt 365 dager.

Bruk av Facebook pixel: sporing på Facebook, Instagram, Messenger Instant Articles og Audience Network.
Facebook står som eier av Instagram, Messenger, Instant Articles og Audience Network, og bruk av Facebook pixel dekker derfor også disse kanalene.

En Facebook pixel er en plug-in eller en programvare som ligger på vårt nettsted og som samler informasjon til Facebook. Pixelen samler informasjon fra informasjonskapslene (cookies) som ligger i din nettleser, og sender dette tilbake til Facebook hvor informasjonen blir samlet sammen med data fra din Facebookprofil.

Informasjon som samles kan være knyttet til din brukeratferd (demografiske data som alder, kjønn, interesser) eller handlinger du utfører som klikk på lenker. Informasjonen er kun tilgjengelig på et anonymisert og aggregert nivå. Informasjonen brukes til analyseformål, målrettet annonsering basert på din brukeratferd (remarketing) samt til å identifisere målgrupper for annonsering som har en profil som er lik din og derfor har en potensiell mulighet for å ha et likt handlingsmønster eller behov.

Informasjon samlet inn via Facebook pixel, lagres fra 90 dager til 2 år. Informasjonen lagres på servere hos Facebook i USA.

Ved bruk av Facebook i forbindelse med annonsering vil Facebook i de aller fleste tilfeller være behandlingsansvarlig. Det er dog noen unntak:

? Bruk av Facebook Lead Ads, et verktøy for å samle inn epostadresser via Facebooksidene, der både Facebook og annonsør vil være behandlingsansvarlige. Dersom annonsør vil ta i bruk dette verktøyet, vil informasjon om brukerens rettigheter være tydelig angitt i annonsen hvor brukeren frivillig legger fra seg persondata.
? Opplasting av eksisterende e-postlister for målrettet annonsering på Facebook. Dersom annonsør vil bruke dette verktøyet vil det kun være rettet mot potensielle kunder som frivillig har gitt sitt samtykke til dette.

«Kontakt oss» funksjonen på Arkoconsult.no er en funksjon der du kan angi din e-post adresse for at vi skal ta kontakt med deg. Bruker du denne funksjonen vil e-post adressen din bli lagret i vår database og videresendt til vårt CRM system for oppfølging.

CRM, saksbehandling og dokumentarkiv
Arkoconsult behandler personopplysninger om ansatte hos kunder for å administrere kundeforholdet og levere tjenester. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven og avtale mellom kunden og Arkoconsult.
Det registreres ulike typer personopplysninger i CRM, arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelser og prosjekter. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til lovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger.
Opplysninger brukes til kontakt med kunder under oppdrag. Videre benyttes opplysninger om namn, adresse og e-postadresse i vårt fakturasystem Unimicro i forbindelse med fakturering.
Opplysninger legges også inn i vårt KS-system Fagtorget som benyttes opp mot Plan og bygningsloven. Nødvendig informasjon til søknadsarbeider iht. Plan og bygningsloven lagres i Fagtorget.
Kopier av utfylte skjemaer lagres lokalt på server i kundemappe.
Kundeopplysninger lagret i Fagtorget og evt. på server brukes i søknadsarbeider iht. Plan og bygningloven.
Faglig leder er delegert det daglige ansvaret for bruken av system og arkiv, at det er utarbeidet nødvendige rutiner og at disse følges opp slik at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av kundeforholdet vil bli utlevert.

E-post og telefon
Arkoconsult benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle oppgaver. Leder i aktuell avdeling der e-posten eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling registreres i saksbehandlingssystemet.

Arkoconsult sine medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kolleger.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå.

Besøk i Arkoconsult sine lokaler, byggeplasser og deltakelse på arrangement i vår regi medfører liste over deltakere. Når du melder deg på lagres informasjon til bruk for gjennomføring.

Personopplysninger på vegne av kunder
Gjennom våre leveranser av produkter og tjenester håndterer Arkoconsult personopplysninger på vegne av våre kunder. Dette forholdet er sikret og regulert i egne Databehandleravtaler.

Opplysninger om ansatte
Arkoconsult behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på Arkoconsult sine nettsider.

Alle stillingssøknader blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares.

Unntak:

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Tilgangen er begrenset til tjenstlig behov.

Arkoconsult har alminnelige sikkerhetslogger i systemene. Det er de ansattes bruk som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, samt personopplysningslovens § 8 f), for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Rettigheter
Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Arkoconsult har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Arkoconsult sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Arkoconsult ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert.